De acuerdo con el Índice para una Vida Mejor de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE), en México el 28.7% de los trabajadores permanecen en la oficina más de 50 horas a la semana, esto hace que trabajar a distancia implique un desafío de productividad, comunicación y motivación, tanto para los empleados, como para las empresas.
Con todo, se calcula que para finales del 2020, al menos un 80% de las actividades laborales podrán realizarse de manera remota. Este cálculo puede ser cierto si consideramos la forma en cómo se han dado las circunstancias debido a la pandemia de Covid-19.
Actualmente contamos con todas la herramientas tecnológicas y digitales que permiten llevar a cabo la mayor parte de las actividades laborales a distancia, no obstante, hay empresas que todavía no se animan a dar ese “gran paso”.
¿Cómo lograr compaginar e implementar una estrategia eficaz y productiva de Home Office?
Romper paradigmas: “Los colaboradores de una organización requieren supervisión continua para que las actividades se ejecuten”. Se trata de un paradigma anticuado, sin embargo puede ser el caso si el nivel de los colaboradores es muy básico. Cuando el líder no tiene a la persona cerca, el único elemento que tiene para evaluarla es el resultado: lo logró o no lo logró. Una empresa se vuelve muy efectiva cuando evalúa a su personal con base en el resultado, bajo un modelo de administración por objetivos. Esto hace a las empresas muy maduras, ya que no se administran por tareas, sino por resultados, que es el paso más sublime de la evaluación del desempeño de una persona.
“Las personas que trabajan desde casa, trabajan menos”. Otro paradigma. El modelo Home Office comenzó a implementarse en E.U. en los años 80s. En los últimos 40 años, las empresas más evolucionadas de los países desarrollados han detectado que la gente que trabaja desde casa suele trabajar más horas por estas razones: ahorro en tiempo de traslados, no hay límite de horario, entre otros.
Hacer pruebas piloto. Se recomienda seleccionar un área de la organización donde los colaboradores no necesiten estar ahí de forma presencial; posteriormente, elegir a 5 colaboradores de mayor madurez, de más confianza, para dar inicio a esta prueba. Y, por supuesto, medir después los resultados. Si las empresas lo hacen se sorprenderán positivamente, la gente será productiva y se comprometerá el doble.
Definir resultados y métricas. Es necesaria mucha claridad respecto a estos dos puntos a alcanzar. No se trata únicamente de decirles lo que tienen que hacer, sino lo que tienen que lograr y cómo lo van a medir. De esta manera, es responsabilidad del colaborador alcanzar el resultado.
Capacitación de los líderes. Los dirigentes deben aprender a delegar, supervisar y retroalimentar a su gente cuando trabajan en entornos remotos. Sí se requieren ciertas competencias por parte del líder respecto a cómo supervisar el trabajo de una persona cuando trabaja remotamente, por ejemplo: ¿cuántas veces le tengo que llamar a la persona? (no para saber qué está haciendo, sino para ir midiendo si las actividades respecto a los resultados que tiene que cumplir están en el camino correcto).
En un modelo Home Office debe haber supervisión, tiene que haber llamadas telefónicas, teleconferencias, y alguna junta presencial, si es posible. Se trata de un tipo de revisión distinto.
Retroalimentación. La situación de distanciamiento social no da muchas opciones por el momento, pero es importante que los líderes les pregunten a sus colaboradores cómo se sienten bajo este modelo de trabajo. No todo el mundo tiene un perfil adecuado para ello, o puede ser que su entorno familiar en casa no sea el óptimo. Lo que sí es importante es esa retroalimentación del trabajador para ir afinando estrategias; habrá cosas que se puedan corregir y otras no. Si el empleado no tiene un espacio adecuado para trabajar, tal vez no sea viable. Hay que estar en contacto con los colaboradores para saber si está funcionando o no.
Para muchas empresas, la situación actual está funcionando como prueba piloto, por lo que es muy importante no dejar pasar esta oportunidad para medir resultados y ver lo que funciona y qué es necesario ajustar o mejorar.
Esta “nueva normalidad” que ha llevado a que miles de empleados trabajen desde casa, puede ser el mejor pretexto para la incursión en el mundo digital, conocer mejor las herramientas a las que tenemos acceso, conectar de una forma diferente con los equipos de trabajo y explorar hacia un nuevo futuro empresarial que traerá cambios importantes a la forma como hemos hecho las cosas por años. Y, ¿por qué no? También beneficios tanto para las organizaciones como para sus colaboradores.
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Fuentes consultadas:
En medio de una situación completamente atípica que nos ha obligado a permanecer en casa, diversos sectores que participan en la distribución de productos y servicios han “evolucionado” conforme se han presentado las circunstancias.
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