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Cinco estrategias para lograr una comunicación efectiva en la Era Digital

Cinco estrategias para lograr una comunicación efectiva en la Era Digital

Inmersos en la Era Digital, en la cual la comunicación empresarial va más allá de enviar mails y atender llamadas, tener y mantener un buen flujo de comunicación en las empresas, que es un reto para todas las organizaciones. Lo anterior se debe a que su éxito depende en gran medida de que todos sus colaboradores se comuniquen eficazmente.

Los expertos sugieren que la mejor estrategia para que todos los empleados se involucren en lo que sucede dentro de la organización consiste en “escuchar atentamente”, permitiendo así crear un alto nivel de vínculos de participación colectiva entre los trabajadores. También es importante ser claro y directo en los mensajes que desean transmitir.

Una comunicación adecuada es importante en todos los niveles de trabajo, ya que este vínculo está presente en la creación de productos, la entrega de servicios, la participación de los empleados, la satisfacción de las necesidades de los clientes y la relación con proveedores. Por lo tanto es un factor básico para el funcionamiento de un negocio.

Para lograrlo, actualmente las empresas buscan soluciones de comunicación digital totalmente integrales y fáciles de utilizar, que contribuyan a lograr sus objetivos de productividad. Éstas incluyen herramientas de comunicación virtuales que permiten a los colaboradores trabajar con clientes y colegas que están en otra zona geográfica, es decir que no tienen la necesidad de ir específicamente a la oficina para tomar decisiones y reunirse cara a cara con alguna persona.

Tener un buen manejo de la información y comprensión de los mensajes puede resultar un reto difícil de cumplir; sin embargo, considerar estos factores puede ayudar a mejorar la comunicación en el interior de las empresas:

  1. Desarrollar una estrategia de comunicación
    Antes que otra cuestión, los directivos de las empresas deben pensar, saber y definir cómo se comunicará la organización con los empleados durante una estrategia; todo ello con el propósito de lograr una mejor comunicación. Esto detallará en el futuro quién requiere saber qué información, cuándo necesitan saberlo y de qué forma se les notificará. Es necesario plantearse escenarios como: ¿cuál es la mejor forma para comunicar los nuevos proyectos de la empresa?, ¿cuándo se encuentra en fase de planificación una idea?, ¿cómo se financiará? o ¿cuándo está lista para lanzarse? Tales cuestionamientos pueden resolverse a través de una buena estrategia de comunicación.
  2. Informar oportunamente
    La gestión de la comunicación dentro de la empresa debe estar a cargo de una persona o un equipo de trabajo.Como sucede con la mayoría de los procesos definidos, la existencia de un solo elemento que se encargue de unificar los mensajes y hacerlos llegar a tiempo a todos los empleados de manera uniforme, es la mejor forma de asegurar la comunicación constante y evitar malentendidos.
  3. Explicar el porqué de la información
    Con frecuencia los líderes de las organizaciones llegan con una gran idea, la planifican, la implementan y pueden incluso comunicarla, pero quizás no piensen en explicar por qué una iniciativa en particular tiene sentido.Es muy recomendable presentar la información de manera que todos los involucrados en un proyecto se beneficien de la obtención y retención de dicho contenido. Si es posible, lo mejor es contar con equipos de trabajo que posean el mismo sistema de creencias, pues esto facilitará lograr los objetivos de la organización.
  4. Adecuar los mensajes
    No todos recibimos e interpretamos la información de la misma manera. Por esta razón se debe considerar quién será el destinatario del mensaje antes de enviarlo. Mientras que para algunos empleados es necesaria información detallada y técnica sobre las iniciativas empresariales, para otros será suficiente un breve resumen de ésta.Entender a las personas con las que nos comunicamos y saber cómo interpretan la información ayudará a asegurar que el mensaje sea recibido de manera correcta.La empresa Broadsoft ofrece productos para empoderar la colaboración a través de espacios de trabajo para equipos y está totalmente integrado con aplicaciones empresariales clave que permiten que los usuarios obtengan las tareas, archivos, mensajes y notas que necesitan en un solo lugar integrando funcionalidades como videoconferencia, llamada en un clic y pantalla compartida.
  5. Crear un proceso de retroalimentación
    Las estrategias de comunicación rara vez funcionan bien si no se habilita un proceso de retroalimentación con todos los empleados. Esto garantiza que los mensajes se reciben tal y como se planean. Independientemente de los procesos o la estructura, los empleados necesitan saber que sus opiniones son tomadas en cuenta, esto ayuda a que la organización identifique las áreas que es posible mejorar.

Los empleados son parte fundamental de la organización y ayudarlos a mantenerse conectados con su misión y visión es una de las maneras de fomentar la participación. Hacerlos sentir que forman parte de las decisiones de la empresa ayudará a la consecución de los objetivos de la misma en beneficio de todos los integrantes.

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Prevento Agente de Seguros S.A. de C.V.

Fuente consultada:
Publicación Quincenal El Asegurador. Número 789. Ciudad de México, 31 de agosto de 2017.